Sprawy RODO, z którymi zgłaszają się firmy z Węgorzewa
Pomagam właścicielom firm z Węgorzewa i całego powiatu węgorzewskiego, od sklepów i gabinetów po warsztaty i biura usługowe. Typowe sytuacje wyglądają tak:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo korzysta ze wzorów z internetu, które nie pasują do jej działalności,
- trzeba przeprowadzić audyt i założyć rejestr czynności przetwarzania,
- potrzebne są umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą informatyczną lub dostawcą systemu,
- brakuje klauzul informacyjnych dla klientów, pracowników i kontrahentów,
- przy sklepie, warsztacie lub magazynie działa monitoring wizyjny, a nikt nie sprawdził, czy jest zgodny z przepisami,
- doszło do wycieku danych, zgubiono laptop albo wysłano maila do niewłaściwej osoby,
- firma otrzymała zawiadomienie o kontroli Prezesa UODO.
Obowiązki z RODO, które dotyczą firmy w Węgorzewie
Przepisy są takie same w całym kraju, ale warto wiedzieć, kto ich pilnuje. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Zgłoszenia i pisma w sprawach ochrony danych kierujesz więc do Warszawy, a nie do urzędu w powiecie. Najważniejsze obowiązki administratora:
- zgłoszenie naruszenia: jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, zgłaszasz je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO),
- rejestr: prowadzisz rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO),
- informowanie osób: mówisz im, jak przetwarzasz ich dane (art. 13 i 14 RODO),
- kary: mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO).
Wysokość ewentualnej kary zależy od okoliczności sprawy i nie da się jej z góry obiecać ani przewidzieć.
Współpraca z Gdyni przy odległości ok. 215 km
Kancelaria mieści się w Gdyni, a do Węgorzewa jest stąd ok. 215 km w linii prostej. Dlatego większość spraw z zakresu RODO prowadzę bez wyjazdów i bez tracenia przez Ciebie całego dnia na dojazd.
Pierwszą rozmowę odbywamy telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty, takie jak umowy, rejestry czy opis monitoringu, przesyłasz mailem, a ja odsyłam uwagi i gotowe wzory do podpisu. Audyt w dużej mierze opiera się na dokumentach i rozmowie z osobą odpowiedzialną za dane w firmie, więc dobrze działa zdalnie.
Jeśli wolisz spotkanie osobiste, zapraszam do kancelarii w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Gdyby sprawa trafiła do organu lub sądu, występuję jako pełnomocnik i to ja stawiam się na terminach.
Od czego zacząć, jeśli Twoja firma działa w okolicy Węgorzewa
Przed pierwszą rozmową przygotuj:
- listę danych, które zbierasz (klienci, pracownicy, kontrahenci), i miejsc, gdzie je przechowujesz,
- dotychczasową dokumentację RODO, jeśli jakaś istnieje,
- umowy z podmiotami, którym przekazujesz dane,
- opis monitoringu: gdzie są kamery i jak długo trzymasz nagrania,
- przy naruszeniu: kiedy je stwierdzono, co się stało i kogo dotyczy.
Przy naruszeniu liczy się czas, bo 72 godziny biegną od jego stwierdzenia, więc skontaktuj się z kancelarią od razu telefonicznie lub mailem. Skany dokumentów wyślesz mailem.
Sprawy prowadzę też dla firm z okolicznych miejscowości: Giżycko (19 km), Kętrzyn (28 km), Gołdap (38 km), Mikołajki (47 km) i Mrągowo (48 km).