Z czym zgłaszają się firmy z Iławy i powiatu iławskiego
Do firm w Iławie i okolicy najczęściej trafiam z kilkoma typowymi sytuacjami. Przedsiębiorca dostaje zawiadomienie o kontroli Prezesa UODO i nie wie, jakie dokumenty przygotować. Inny zakłada monitoring wizyjny w sklepie, magazynie albo na parkingu i pyta, jak poinformować o nim pracowników i klientów. Zdarza się też, że zginął laptop z danymi klientów albo pracownik wysłał wiadomość do niewłaściwego adresata i trzeba ocenić, czy to naruszenie ochrony danych.
Najczęściej pomagam w takich sprawach:
- audyt ochrony danych i ocena braków w dokumentacji,
- rejestr czynności przetwarzania,
- umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą IT czy dostawcą hostingu,
- klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kandydatów do pracy,
- postępowanie po naruszeniu i kontakt z UODO.
Obowiązki firmy z gminy Iława według RODO
Przepisy RODO są takie same w całej Polsce, więc firma w Iławie ma te same obowiązki co firma w Warszawie czy Gdyni. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, także dla przedsiębiorców z powiatu iławskiego.
Najważniejsze obowiązki:
- Zgłoszenie naruszenia. Jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).
- Rejestr czynności przetwarzania. Administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO.
- Informowanie osób. Osoby, których dane przetwarzasz, muszą wiedzieć o tym przetwarzaniu (art. 13 i 14 RODO).
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). To górna granica, dlatego warto uporządkować dokumenty, zanim pojawi się kontrola.
Współpraca z kancelarią w Gdyni przy odległości 120 km
Kancelaria ma jedną siedzibę, w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Do Iławy jest stąd około 120 km w linii prostej, dlatego sprawy z zakresu RODO prowadzę w większości bez wyjazdów. Pierwszą rozmowę możemy odbyć telefonicznie lub przez wideo. Jeśli wolisz spotkać się osobiście, zapraszam do Gdyni.
Dokumenty, takie jak umowy, regulaminy, wzory klauzul czy rejestr czynności, przesyłasz mailem w skanach lub plikach. Omawiamy je wspólnie, poprawiam je, a gotowe wersje wracają do Ciebie również mailem.
Pisma do Prezesa UODO przygotowuję w kancelarii i składam w Twoim imieniu jako pełnomocnik. Jeśli potrzebny będzie udział w czynnościach albo na rozprawie, chodzę na nie ja, więc nie musisz organizować wyjazdu.
Od czego zacząć, jeśli firma działa w Iławie
Przed pierwszą rozmową przygotuj to, co masz, nawet jeśli jest niekompletne:
- dane firmy i krótki opis, jakie dane osobowe przetwarzasz (klienci, pracownicy, kontrahenci),
- dotychczasową dokumentację RODO: rejestr, polityki, klauzule,
- umowy z podmiotami, którym powierzasz dane, np. z biurem rachunkowym lub dostawcą IT,
- opis lub schemat monitoringu wizyjnego,
- pismo od Prezesa UODO, jeśli firma dostała wezwanie lub zawiadomienie o kontroli.
Gdy doszło do naruszenia, zapisz, kiedy je stwierdziłeś, bo od tej chwili liczy się 72 godziny na zgłoszenie. Napisz lub zadzwoń od razu, nie czekając na komplet dokumentów. Skany wyślij mailem, a termin rozmowy ustalimy telefonicznie albo na wideo.
Prowadzę sprawy także dla klientów z okolicznych miejscowości: Nowe Miasto Lubawskie, Ostróda, Morąg, Kwidzyn i Sztum.