Sprawy RODO firm z Darłowa i powiatu sławieńskiego
Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy prowadzący firmy w Darłowie i w innych gminach powiatu sławieńskiego. Zwykle zaczyna się od jednego z takich pytań:
- czy firma ma kompletną dokumentację RODO i jak ją sprawdzić w ramach audytu;
- jak prowadzić rejestr czynności przetwarzania;
- jak zawrzeć umowę powierzenia z biurem rachunkowym, firmą informatyczną lub dostawcą systemu;
- jak napisać klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kontrahentów;
- czy i jak legalnie prowadzić monitoring wizyjny;
- co zrobić po zgubieniu laptopa, wycieku maila lub ataku na system;
- jak przygotować się do kontroli Prezesa UODO.
Często problem wychodzi na jaw dopiero przy kontroli albo skardze klienta, dlatego lepiej uporządkować dokumenty wcześniej.
Obowiązki administratora danych i kary z RODO
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, także dla firm z gminy Darłowo. Najważniejsze obowiązki administratora danych to:
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
- informowanie osób o przetwarzaniu ich danych (art. 13 i 14 RODO);
- zgłoszenie naruszenia Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, jeśli może ono powodować ryzyko dla osób (art. 33 RODO).
Termin 72 godzin biegnie od stwierdzenia naruszenia, więc o wycieku danych trzeba porozmawiać z prawnikiem od razu. Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Przy takiej skali ryzyka warto je ocenić wspólnie z prawnikiem, zanim dojdzie do kontroli.
Współpraca z Gdyni, ok. 135 km od Darłowa
Siedziba kancelarii jest w Gdyni, ok. 135 km w linii prostej od Darłowa. W większości spraw RODO nie trzeba jednak przyjeżdżać. Rozmawiamy telefonicznie lub przez wideo, a dokumenty, rejestry, umowy i zdjęcia z monitoringu można wysłać mailem. Jeśli ktoś woli spotkanie osobiste, zapraszam do Gdyni, ul. Koperkowa 1 lok. 1.
Projekty dokumentów i umów odsyłam w plikach do wspólnej korekty. W razie kontroli lub postępowania działam jako pełnomocnik i reprezentuję firmę wobec organu nadzorczego, więc przedsiębiorca nie musi sam organizować podróży. Gdyby sprawa trafiła do sądu, sądem okręgowym dla Darłowa jest Sąd Okręgowy w Koszalinie, a na rozprawy chodzę ja.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Na pierwszą rozmowę warto przygotować:
- dotychczasową dokumentację RODO, polityki i regulaminy;
- rejestr czynności przetwarzania, jeśli firma go prowadzi;
- wzory umów z podmiotami, którym powierzacie dane;
- obecne klauzule informacyjne;
- opis i rozmieszczenie kamer monitoringu;
- przy naruszeniu: opis zdarzenia oraz datę i godzinę, kiedy je stwierdzono;
- przy kontroli: pismo od Prezesa UODO.
Napisz lub zadzwoń do kancelarii w Gdyni i krótko opisz firmę oraz problem. Po wstępnej rozmowie wskażę, jakie kroki mają sens. Sprawy prowadzę także dla klientów z miejscowości takich jak Sławno, Mielno, Koszalin, Ustka i Słupsk.