Z czym zgłaszają się firmy z gminy i powiatu drawskiego
Do adwokata zgłaszają się przedsiębiorcy z gminy Drawsko Pomorskie i całego powiatu drawskiego, zwykle gdy dokumentacja RODO nie powstała albo przestała odpowiadać rzeczywistości. Typowe sytuacje:
- sklep lub zakład usługowy zamontował kamery i nie wie, jak poinformować klientów i pracowników;
- firma korzysta z biura rachunkowego lub dostawcy oprogramowania i nie ma umowy powierzenia;
- ktoś wysłał maila z danymi do niewłaściwego adresata albo zgubił służbowy laptop;
- przedsiębiorca dostał pismo od Prezesa UODO i nie wie, jak na nie odpowiedzieć;
- kontrahent żąda audytu lub dokumentów RODO przed podpisaniem umowy.
W małej firmie w Drawsku Pomorskim za ochronę danych odpowiada zwykle sam właściciel, dlatego zaczynam od uporządkowania tego, co już jest.
Obowiązki RODO, które dotyczą Twojej firmy
Obowiązki wynikają z RODO i dotyczą także małej firmy w Drawsku Pomorskim. Najważniejsze trzy:
- rejestr czynności przetwarzania: prowadzi go administrator danych (art. 30 RODO);
- informowanie osób: klienci, pracownicy i kontrahenci muszą wiedzieć, kto przetwarza ich dane i w jakim celu, stąd klauzule informacyjne (art. 13 i 14 RODO);
- zgłoszenie naruszenia: jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, więc zgłoszenia i korespondencja kontrolna trafiają tam, a nie do lokalnego urzędu. Kary mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Monitoring wizyjny i umowy powierzenia oceniam na tle tych obowiązków.
Współpraca z Gdyni przy odległości około 205 km
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Drawsko Pomorskie dzieli od niej ok. 205 km w linii prostej, dlatego większość pracy prowadzę bez wyjazdu. Rozmawiamy telefonicznie lub przez wideo, a dokumenty, takie jak rejestr, umowy, regulaminy monitoringu czy pisma od UODO, przesyłasz mailem. Jeśli wolisz rozmowę twarzą w twarz, umawiamy spotkanie w Gdyni.
Pisma do Prezesa UODO przygotowuję zdalnie, bo i tak trafiają do Warszawy. Gdyby sprawa weszła na drogę sądową, na rozprawy chodzę ja, więc nie musisz tracić dnia na dojazd. Sądem wyższego rzędu dla tego regionu jest Sąd Okręgowy w Koszalinie.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Zbierz to, co masz, nawet jeśli jest niekompletne:
- rejestr czynności przetwarzania, jeśli istnieje;
- umowy z podmiotami, którym powierzasz dane (księgowość, IT, hosting);
- obecne klauzule informacyjne i regulamin monitoringu;
- przy naruszeniu: krótki opis zdarzenia i dokładną datę oraz godzinę, kiedy je stwierdzono, bo od tego liczy się 72 godziny;
- pismo od Prezesa UODO wraz z kopertą lub datą doręczenia.
Napisz maila z opisem sprawy lub zadzwoń, a ustalimy, czy wystarczy rozmowa zdalna. Przy naruszeniu danych kontaktuj się od razu, bo czas biegnie. Poza Drawskiem Pomorskim prowadzę sprawy również w Łobzie, Świdwinie, Choszcznie, Nowogardzie i Wałczu.