Z czym zgłaszają się przedsiębiorcy z Elbląga
Do adwokata w sprawach RODO zgłaszają się firmy z Elbląga i okolicy, najczęściej w takich sytuacjach:
- firma nigdy nie robiła audytu i nie wie, jakich dokumentów jej brakuje,
- trzeba uzupełnić rejestr czynności przetwarzania albo klauzule informacyjne dla klientów i pracowników,
- kontrahent żąda umowy powierzenia przetwarzania danych albo firma sama powierza dane podwykonawcy,
- właściciel chce zamontować monitoring wizyjny i pyta, jak poinformować nagrywane osoby,
- doszło do wycieku lub zgubienia danych i trzeba ocenić, czy zgłaszać naruszenie,
- firma dostała pismo o kontroli Prezesa UODO.
Elbląg to miasto na prawach powiatu, ale pytania firm z miasta i z okolicznych gmin są takie same.
Obowiązki administratora danych i kary
Najważniejsze obowiązki, z którymi firmy mają do czynienia, to:
- Zgłoszenie naruszenia. Jeśli naruszenie ochrony danych może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).
- Rejestr czynności przetwarzania. Administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO.
- Informowanie osób. Klienci, pracownicy i inne osoby muszą wiedzieć, jak przetwarza się ich dane (art. 13 i 14 RODO).
- Kary pieniężne. Mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO).
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Tam kieruje się zgłoszenie, także gdy firma działa w Elblągu. Termin 72 godzin biegnie szybko, dlatego procedurę warto znać przed incydentem.
Współpraca z Gdynią przy odległości 70 km
Kancelaria mieści się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Z Elbląga to około 70 km w linii prostej, więc sprawy RODO można prowadzić bez częstych wyjazdów.
Pierwsze spotkanie umawiam w Gdyni, jeśli woli Pan lub Pani rozmowę na miejscu. Równie dobrze sprawdza się rozmowa telefoniczna albo wideo. Dokumenty, takie jak obecne polityki, wzory umów czy opisy systemów, przesyłają Państwo mailem. Uwagi i gotowe projekty odsyłam tą samą drogą.
Wiele czynności, jak audyt dokumentacji czy przygotowanie klauzul, można wykonać zdalnie. Jeśli dojdzie do kontroli lub postępowania, w imieniu firmy występuję ja jako pełnomocnik, a Państwa udział ograniczam do tego, co naprawdę konieczne.
Od czego zacząć i jakie dokumenty przygotować
Najlepiej zacząć od krótkiego opisu sprawy: czym zajmuje się firma, jakie dane przetwarza i co się stało, jeśli sprawa dotyczy incydentu lub kontroli. Do pierwszej rozmowy przygotuj, o ile je masz:
- obecny rejestr czynności przetwarzania i polityki ochrony danych,
- wzory klauzul informacyjnych i umów powierzenia,
- opis monitoringu wizyjnego: gdzie są kamery, jak długo przechowuje się nagrania,
- pismo z UODO lub notatkę o naruszeniu wraz z datą jego stwierdzenia.
Skontaktuj się ze mną mailem lub telefonicznie, opisując sprawę, a ustalimy, czy spotkanie w Gdyni czy rozmowa zdalna będzie wygodniejsza. Prowadzę sprawy także dla klientów z miejscowości: Nowy Dwór Gdański, Pasłęk, Krynica Morska, Stegna i Malbork.