Sprawy RODO firm z Bieszkowic i gminy Wejherowo
Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy z gminy Wejherowo i okolic, którzy chcą uporządkować sprawy danych osobowych albo już mają z nimi problem. Najczęstsze sytuacje:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo powstała ona dawno i nikt jej nie aktualizował,
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania,
- brakuje umów powierzenia z biurem rachunkowym, firmą informatyczną lub podwykonawcą,
- klauzule informacyjne dla klientów i pracowników są niekompletne,
- kamery na terenie firmy lub parkingu budzą pytania o monitoring wizyjny,
- doszło do wycieku danych, na przykład przez zgubiony laptop lub błędnie wysłany mail,
- firma dostała zawiadomienie o kontroli Prezesa UODO.
Część osób przychodzi najpierw po audyt ochrony danych, żeby sprawdzić, w którym miejscu są braki.
Jakie obowiązki nakłada RODO na przedsiębiorcę
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. To przed nim toczy się kontrola i postępowanie, a zasady są takie same dla firmy z gminy Wejherowo jak dla każdej innej w kraju. Najważniejsze obowiązki:
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO): administrator ma go prowadzić.
- Informowanie osób (art. 13 i 14 RODO): klienci, pracownicy i kontrahenci powinni wiedzieć, jak firma przetwarza ich dane.
- Zgłoszenie naruszenia (art. 33 RODO): jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia.
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Dlatego warto uporządkować dokumenty, zanim pojawi się problem.
Współpraca z kancelarią w Gdyni, 13 km od Bieszkowic
Kancelaria mieści się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1, około 13 km w linii prostej od Bieszkowic. Na spotkanie można więc dojechać bez organizowania całego dnia. Osobiste spotkanie sprawdza się przy audycie i omawianiu dokumentacji, ale wiele spraw prowadzę zdalnie: rozmowa telefoniczna lub wideo, dokumenty przesyłane mailem. Projekty umów powierzenia, klauzul i rejestru wracają do Państwa również mailem, więc nie trzeba przyjeżdżać przy każdej poprawce.
Gdy wpłynie wezwanie od Prezesa UODO albo firma zostanie objęta kontrolą, przygotowuję odpowiedzi i pisma. W postępowaniu reprezentuję firmę osobiście na podstawie pełnomocnictwa, więc nie musi Pan ani Pani zajmować się korespondencją sam.
Od czego zacząć i co przygotować
Na pierwszą rozmowę warto zebrać to, co firma już posiada:
- dotychczasową dokumentację RODO, jeśli istnieje,
- rejestr czynności przetwarzania lub listę systemów, w których są dane,
- wzory umów z podwykonawcami mającymi dostęp do danych,
- stosowane klauzule informacyjne i regulaminy,
- opis monitoringu: rozmieszczenie kamer, informacja o nagraniach i okres ich przechowywania,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia oraz datę i godzinę, kiedy je stwierdzono,
- przy kontroli: pismo od Prezesa UODO.
Przy naruszeniu danych liczy się czas, bo termin na zgłoszenie wynosi 72 godziny od stwierdzenia, więc w takiej sytuacji skontaktuj się od razu. Wystarczy mail z krótkim opisem sprawy albo telefon, a ustalimy, czy lepsze będzie spotkanie w Gdyni, czy rozmowa zdalna. Prowadzę sprawy także w sąsiednich miejscowościach: Łężyce, Rumia, Reda, Kielno i Koleczkowo.