Z jakimi sprawami RODO zgłaszają się firmy z Ełku
Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy z Ełku i powiatu ełckiego, którzy chcą uporządkować przetwarzanie danych w firmie albo już mają z tym problem. Najczęstsze sytuacje to:
- audyt ochrony danych i brakująca dokumentacja RODO
- rejestr czynności przetwarzania, którego nikt nie założył
- umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą IT lub dostawcą systemu kadrowego
- klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kandydatów do pracy
- monitoring wizyjny w sklepie, magazynie lub biurze
- zgubiony laptop, błędnie wysłany mail albo atak na system, czyli naruszenie ochrony danych
- pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych i kontrola Prezesa UODO
Pomagam zarówno zanim pojawi się problem, jak i wtedy, gdy trzeba szybko reagować.
Przepisy RODO, o których firma w Ełku musi pamiętać
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. To do niego trafia zgłoszenie naruszenia i to on prowadzi kontrole w firmach, także tych z powiatu ełckiego. Najważniejsze obowiązki są trzy:
- Zgłoszenie naruszenia: jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).
- Rejestr: administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO).
- Informowanie osób: trzeba poinformować je o przetwarzaniu ich danych (art. 13 i 14 RODO).
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Wysokość kary w konkretnej sprawie zależy od jej okoliczności, dlatego niczego nie obiecuję z góry.
Współpraca z kancelarią w Gdyni, 265 km od Ełku
Kancelaria ma jedną siedzibę, w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Od Ełku dzieli ją ok. 265 km w linii prostej, więc większość pracy prowadzimy na odległość. Pierwszą rozmowę możemy odbyć telefonicznie lub przez wideo. Jeśli wolisz spotkać się osobiście, zapraszam do Gdyni.
Dokumenty przesyłasz mailem, a ja odsyłam uwagi, projekty umów, klauzul czy procedur do poprawy. Audyt często da się przeprowadzić na podstawie skanów i rozmów z osobami odpowiedzialnymi za dane w firmie. Gdy sprawa wymaga stawiennictwa, na przykład przy czynnościach w toku kontroli, reprezentuję Cię jako adwokat. Zasady rozliczenia, także ewentualnego dojazdu, ustalamy przed rozpoczęciem pracy.
Od czego zacząć, jeśli prowadzisz firmę w Ełku
Przygotuj to, co masz, nawet jeśli jest niepełne:
- istniejące procedury, polityki i regulaminy dotyczące danych
- rejestr czynności przetwarzania, jeśli został założony
- umowy z podmiotami, którym przekazujesz dane
- wzory klauzul informacyjnych i zgód
- opis i rozmieszczenie kamer, jeśli stosujesz monitoring
- przy naruszeniu: datę i opis zdarzenia oraz korespondencję z UODO
Przy naruszeniu pamiętaj o 72 godzinach, dlatego skontaktuj się ze mną od razu. Napisz lub zadzwoń do kancelarii, a po wstępnej rozmowie wskażę, jakich dokumentów jeszcze potrzeba. Prowadzę sprawy także w sąsiednich miejscowościach: Olecko (24 km), Pisz (42 km), Giżycko (46 km), Mikołajki (52 km) i Gołdap (54 km).