Z czym firmy z Kamienia Pomorskiego zgłaszają się w sprawach RODO
Do kancelarii trafiają przedsiębiorcy z gminy miejsko-wiejskiej Kamień Pomorski i z całego powiatu kamieńskiego. Najczęściej chodzi o kilka sytuacji:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo została przygotowana wiele lat temu i nie odpowiada temu, jak dziś przetwarza dane,
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania i klauzule informacyjne dla klientów oraz pracowników,
- współpraca z biurem rachunkowym, firmą IT lub innym podwykonawcą wymaga umowy powierzenia,
- kamery na terenie sklepu, gabinetu, obiektu noclegowego lub parkingu wymagają uporządkowania zasad monitoringu wizyjnego,
- doszło do wycieku danych, zgubienia nośnika albo błędnej wysyłki maila,
- firma otrzymała pismo od Prezesa UODO i nie wie, jak na nie odpowiedzieć.
W każdej z tych spraw zaczynam od ustalenia, jakie dane firma faktycznie przetwarza.
Obowiązki firmy z powiatu kamieńskiego wobec Prezesa UODO
Organem nadzorczym dla firmy w Kamieniu Pomorskim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Z przepisów, które najczęściej mają znaczenie w takich sprawach, wynika kilka obowiązków.
Rejestr czynności przetwarzania. Administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO.
Informowanie osób. Administrator informuje osoby o przetwarzaniu ich danych (art. 13 i 14 RODO), czyli m.in. klientów, pracowników i osoby nagrywane przez kamery.
Naruszenie ochrony danych. Jeżeli może ono powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Termin biegnie także w weekendy, dlatego z kancelarią warto skontaktować się od razu.
Kary. Mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Nie oznacza to, że każde uchybienie tak się kończy, ale pokazuje wagę sprawy.
Współpraca z Gdyni przy odległości około 245 km
Z Gdyni do Kamienia Pomorskiego jest ok. 245 km w linii prostej, więc nie wymagam, żebyś jeździł na każde spotkanie. Możemy spotkać się w kancelarii przy ul. Koperkowej 1 lok. 1 w Gdyni, jeśli wolisz rozmowę osobiście. Równie dobrze omówimy sprawę telefonicznie albo przez wideorozmowę.
Dokumenty, takie jak rejestry, umowy, regulaminy monitoringu czy pismo z urzędu, przesyłasz mailem. Ja je analizuję i odsyłam uwagi lub gotowe projekty do podpisu. Przy audycie ochrony danych część informacji zbieram w rozmowie z Tobą lub osobą odpowiedzialną za dane w firmie.
Jeżeli sprawa wymaga obecności pełnomocnika przy czynnościach poza Gdynią, ustalamy to z góry, razem z terminem i kosztami. Reprezentuję Cię wtedy ja, jako adwokat.
Od czego zacząć, jeśli prowadzisz firmę w Kamieniu Pomorskim
Przed pierwszą rozmową przygotuj to, co masz. Nie szkodzi, jeśli czegoś brakuje, bo właśnie to ustalimy.
- opis, jakie dane osobowe przetwarza firma (klienci, pracownicy, kontrahenci) i w jakich systemach,
- istniejącą dokumentację RODO, jeśli jest: politykę, rejestr, upoważnienia,
- umowy z podmiotami, którym przekazujesz dane, np. z księgowością lub dostawcą oprogramowania,
- w sprawie monitoringu: rozmieszczenie kamer, informacje dla osób i czas przechowywania nagrań,
- w sprawie naruszenia: datę i godzinę, kiedy je stwierdzono, oraz opis zdarzenia,
- w sprawie kontroli: pismo od Prezesa UODO wraz z kopertą lub datą doręczenia.
Napisz maila z krótkim opisem sprawy albo zadzwoń do kancelarii w Gdyni, a umówimy rozmowę. Prowadzę sprawy także dla firm z Dziwnowa, Pobierowa, Rewala, Międzyzdrojów i Niechorza.