Z czym zgłaszają się firmy z gminy Rewal
Do kancelarii trafiają przedsiębiorcy z gminy Rewal w powiecie gryfickim, którzy chcą uporządkować ochronę danych albo już mają z nią problem. Najczęstsze sytuacje:
- firma nie ma rejestru czynności przetwarzania ani dokumentacji RODO i nie wie, od czego zacząć,
- trzeba sprawdzić, czy umowy z biurem rachunkowym, dostawcą oprogramowania lub inną firmą zewnętrzną zawierają umowę powierzenia,
- kamery przy wejściu do lokalu lub na terenie obiektu wymagają klauzuli informacyjnej i oceny tego, co rejestrują,
- doszło do wycieku danych, zgubiono laptop albo wysłano wiadomość do niewłaściwej osoby,
- Prezes UODO zapowiedział kontrolę lub wezwał do wyjaśnień.
Pomagam w audycie, przygotowaniu dokumentów i w kontakcie z organem nadzorczym.
Obowiązki administratora danych i terminy
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. To do niego zgłasza się naruszenia i to on może przeprowadzić kontrolę w firmie.
Najważniejsze obowiązki, które wynikają z RODO:
- rejestr czynności przetwarzania: administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO,
- obowiązek informacyjny: osoby, których dane przetwarzasz, muszą wiedzieć, co się z nimi dzieje (art. 13 i 14 RODO),
- zgłoszenie naruszenia: jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, zgłaszasz je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Nie da się z góry obiecać wyniku postępowania, ale dobrze przygotowana dokumentacja zwykle znacząco poprawia pozycję firmy.
Współpraca z Gdyni przy odległości 225 km
Z Rewala do mojej kancelarii w Gdyni jest około 225 km w linii prostej, dlatego nie zakładam, że będziesz do mnie regularnie jeździć. Pierwszą rozmowę prowadzimy telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty przesyłasz mailem, a ja je analizuję i odsyłam uwagi pisemnie.
Jeśli wolisz spotkanie osobiste, zapraszam do kancelarii przy ul. Koperkowej 1 lok. 1 w Gdyni. Audyt i dokumentację RODO da się przygotować w całości na podstawie materiałów przesłanych elektronicznie. Pisma do Prezesa UODO i korespondencję z urzędem prowadzę sam. Gdyby sprawa wymagała stawiennictwa przed Sądem Okręgowym w Szczecinie, czyli sądem wyższym dla Rewala, na rozprawę pójdę ja, a Ty nie musisz podróżować.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Przed pierwszą rozmową przygotuj to, co masz, nawet jeśli jest niepełne:
- opis działalności i rodzajów danych, które przetwarzasz (klienci, pracownicy, kontrahenci),
- istniejące regulaminy, polityki, zgody i klauzule informacyjne,
- umowy z podmiotami, którym powierzasz dane, na przykład z biurem rachunkowym lub dostawcą systemu,
- informacje o kamerach: gdzie są zamontowane i jak długo przechowujesz nagrania,
- przy naruszeniu: datę i godzinę, kiedy je stwierdzono, oraz opis zdarzenia,
- przy kontroli: pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zeskanowane dokumenty wyślij mailem lub zadzwoń do kancelarii w Gdyni. Przy naruszeniu ochrony danych liczy się czas, bo termin 72 godzin biegnie od chwili jego stwierdzenia.
Prowadzę sprawy także dla firm z okolic: Niechorze (3 km), Pobierowo (7 km), Dziwnów (18 km), Kamień Pomorski (21 km) i Gryfice (21 km).