Z czym zgłaszają się firmy z Banina i gminy Żukowo
Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy z Banina i innych miejscowości gminy Żukowo w powiecie kartuskim, zwykle w kilku typowych sytuacjach:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo przygotowano ją raz i nigdy nie aktualizowano,
- potrzebny jest audyt ochrony danych przed podpisaniem umowy z większym kontrahentem,
- kontrahent przysłał umowę powierzenia przetwarzania danych i nie wiadomo, co w niej zmienić,
- w firmie działa monitoring wizyjny, a pracownicy i klienci nie dostali informacji o nim,
- zginął laptop albo pendrive, albo mail trafił do złego adresata i trzeba ocenić, czy to naruszenie ochrony danych,
- Prezes UODO wszczął kontrolę lub wezwał firmę do wyjaśnień.
Pomagam także wtedy, gdy firma jest mała, a dane przetwarza przy okazji, na przykład w księgowości, w sklepie internetowym albo przy rekrutacji.
Jakie obowiązki ma firma jako administrator danych
Firma, która decyduje, po co i jak przetwarza dane osobowe, jest administratorem. Dla firmy w Baninie, tak jak w całym kraju, organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. To do niego trafiają zgłoszenia naruszeń i to on prowadzi kontrole.
Najważniejsze obowiązki:
- rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO),
- informowanie osób o przetwarzaniu ich danych, czyli klauzule informacyjne (art. 13 i 14 RODO),
- zgłoszenie naruszenia Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, jeśli może ono powodować ryzyko dla osób (art. 33 RODO).
Za uchybienia mogą grozić kary pieniężne do 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Przepis określa górną granicę, a wysokość kary zależy od okoliczności sprawy.
Współpraca z Gdyni, ok. 10 km od Banina
Siedziba kancelarii mieści się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Z Banina to około 10 km w linii prostej, więc na spotkanie można przyjechać do Gdyni, jeśli wolisz omówić sprawę osobiście i przejrzeć dokumenty na miejscu.
Wiele spraw z zakresu RODO da się prowadzić zdalnie. Rozmawiamy przez telefon lub wideo, a dokumenty, takie jak umowy, regulaminy, rejestr czy nagranie z monitoringu, przesyłasz mailem. Projekty dokumentów odsyłam w tej samej formie.
W kontaktach z Prezesem UODO, na przykład przy zgłoszeniu naruszenia albo w trakcie kontroli, reprezentuję firmę jako pełnomocnik. Nie musisz jechać do Warszawy, a pisma i wyjaśnienia przygotowujemy razem.
Przy dłuższej współpracy, np. audycie całej firmy, część spotkań można prowadzić zdalnie, a część w Gdyni.
Od czego zacząć, jeśli prowadzisz firmę w Baninie
Na pierwszą rozmowę przygotuj to, co masz, nawet jeśli jest niekompletne:
- dotychczasową dokumentację RODO, jeśli istnieje,
- listę systemów i narzędzi, w których firma przetwarza dane, w tym program księgowy, sklep, kamery i dostawców usług,
- umowy z podmiotami, którym powierzasz dane, albo ich projekty,
- wzory klauzul informacyjnych dla klientów i pracowników,
- w razie incydentu: opis zdarzenia, datę i godzinę jego stwierdzenia oraz pismo z UODO, jeśli już przyszło.
Przy podejrzeniu naruszenia liczy się czas, bo termin 72 godzin biegnie od stwierdzenia naruszenia. Napisz lub zadzwoń, a ustalimy rozmowę wideo albo spotkanie w Gdyni.
Prowadzę sprawy także dla firm z okolicy Banina, między innymi z miejscowości: Tuchom (3 km), Chwaszczyno (6 km), Żukowo (6 km), Przodkowo (8 km) i Bojano (9 km).