Z czym zgłaszają się firmy z Olsztyna
Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy z Olsztyna, którzy prowadzą sklep, gabinet, biuro rachunkowe, firmę usługową lub zatrudniają pracowników, a dokumentacji RODO nie mają albo jest nieaktualna. Najczęstsze sytuacje:
- firma dostała wezwanie od Prezesa UODO albo zapowiedź kontroli
- zginął laptop, telefon lub pendrive z danymi klientów czy pracowników
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania i klauzule informacyjne
- kontrahent żąda umowy powierzenia przetwarzania danych
- firma chce uruchomić monitoring wizyjny i nie wie, jak poinformować nagrywane osoby
Olsztyn jest miastem na prawach powiatu, ale organ nadzorczy jest dla wszystkich firm ten sam, z siedzibą w Warszawie.
Jakie obowiązki ma administrator danych
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. To do niego trafiają zgłoszenia naruszeń i to on prowadzi kontrole.
Najważniejsze obowiązki firmy:
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO). Administrator musi go prowadzić.
- Informowanie osób o tym, jak przetwarzane są ich dane, czyli klauzule informacyjne (art. 13 i 14 RODO).
- Zgłoszenie naruszenia Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób (art. 33 RODO).
Za uchybienia grożą kary pieniężne do 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Wysokość kary zależy od okoliczności sprawy, dlatego nie obiecuję konkretnego wyniku.
Współpraca z Gdyni przy odległości około 155 km
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni, przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Od Olsztyna dzieli ją około 155 km w linii prostej, więc większość spraw z zakresu RODO prowadzę bez konieczności wielokrotnych wizyt.
Pierwsze spotkanie może odbyć się w Gdyni, jeśli to dla Ciebie wygodne. Równie dobrze możemy porozmawiać przez telefon lub wideo. Dokumenty, takie jak rejestr, umowy czy zrzuty z systemów, przesyłasz mailem, a ja odsyłam uwagi i gotowe wzory do podpisu.
Audyt i dokumentację przygotowuję zdalnie. Jeśli sprawa wymagałaby stawiennictwa przed Sądem Okręgowym w Olsztynie, na rozprawę jadę ja, a Ty nie tracisz dnia pracy w firmie.
Od czego zacząć
Zanim się odezwiesz, zbierz to, co masz. Nawet niepełne materiały pozwolą mi ocenić, w jakim miejscu jest firma:
- istniejącą dokumentację RODO, jeśli jakaś powstała, w tym rejestr czynności przetwarzania
- wzory klauzul informacyjnych dla klientów, pracowników i kontrahentów
- umowy ze spółkami, które mają dostęp do danych, na przykład biuro rachunkowe czy dostawca oprogramowania
- opis monitoringu: gdzie stoją kamery i jak długo przechowywane są nagrania
- pismo od Prezesa UODO lub opis incydentu z datą, kiedy go zauważyłeś
Napisz mailem lub zadzwoń, a umówimy rozmowę w Gdyni albo zdalnie. Przy naruszeniu ochrony danych licz się z 72 godzinami, więc odezwij się od razu. Prowadzę też sprawy firm z Biskupca, Ostródy, Lidzbarka Warmińskiego, Morąga i Szczytna.