Z czym zgłaszają się firmy z Bojana i gminy Szemud
Przedsiębiorcy z Bojana i z całego powiatu wejherowskiego przychodzą do mnie najczęściej z takimi problemami:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo ma ją tylko z nazwy i chce przeprowadzić audyt
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania oraz klauzule informacyjne dla klientów i pracowników
- współpraca z księgową, firmą informatyczną lub dostawcą hostingu wymaga umowy powierzenia
- w firmie działa monitoring wizyjny i trzeba sprawdzić, czy jest prawidłowo opisany
- doszło do wycieku lub zgubienia danych i trzeba szybko ustalić, co robić dalej
- firma dostała pismo od Prezesa UODO albo zapowiedź kontroli
W małej firmie zwykle zaczynam od prostego ustalenia, jakie dane naprawdę przetwarza.
Obowiązki, które dotyczą każdej firmy, także w Bojanie
Organem nadzorczym dla firmy w Bojanie, tak jak dla każdej innej w kraju, jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Do niego trafia zgłoszenie naruszenia i to on prowadzi kontrole.
Najważniejsze obowiązki:
- Rejestr czynności przetwarzania. Administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO.
- Informowanie osób. Klienci, pracownicy i kontrahenci mają wiedzieć, co dzieje się z ich danymi (art. 13 i 14 RODO).
- Zgłoszenie naruszenia. Jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). To górna granica, ale pokazuje, że z dokumentacją nie warto czekać.
Współpraca z kancelarią w Gdyni, 6 km od Bojana
Kancelaria mieści się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. To około 6 km w linii prostej od Bojana, więc na spotkanie można dojechać bez dłuższej podróży. Wiele spraw RODO prowadzę jednak zdalnie.
- pierwsza rozmowa odbywa się w Gdyni, telefonicznie albo przez wideo
- dokumenty, takie jak umowy, regulaminy i opisy procesów, przesyłasz mailem
- projekty rejestru, klauzul i umów powierzenia odsyłam w tej samej formie, a Ty wnosisz uwagi
- w postępowaniu przed organem nadzorczym i na ewentualnych rozprawach reprezentuję Cię osobiście, więc nie musisz jeździć sam
Dzięki temu prowadzenie sprawy nie wymaga od Ciebie wielu wyjazdów ani przerw w pracy firmy.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Przed pierwszą rozmową zbierz to, co już masz. Nie musi być kompletne.
- istniejącą dokumentację RODO, polityki i procedury, jeśli są
- rejestr czynności przetwarzania lub choćby listę systemów i zbiorów, w których są dane osobowe
- wzory klauzul informacyjnych, zgód i umów z podmiotami, którym przekazujesz dane
- opis monitoringu: gdzie są kamery, co obejmują i jak długo przechowujesz nagrania
- przy naruszeniu: opis zdarzenia, datę i godzinę jego stwierdzenia oraz dotychczasową korespondencję, także z UODO
Skontaktuj się z kancelarią telefonicznie lub mailem i opisz krótko sprawę. Przy naruszeniu pamiętaj o 72 godzinach. Prowadzę sprawy także w okolicznych miejscowościach: Kielno, Koleczkowo, Chwaszczyno, Tuchom i Banino.