Z czym firmy z Łobza i okolic zgłaszają się w sprawach RODO
Przedsiębiorcy z Łobza i powiatu łobeskiego zgłaszają się zwykle z konkretnym problemem, a nie z prośbą o ogólne omówienie RODO. Typowe sytuacje to:
- firma nie ma dokumentacji ochrony danych i chce sprawdzić, czego brakuje (audyt),
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania oraz klauzule informacyjne dla klientów i pracowników,
- współpraca z biurem rachunkowym, firmą informatyczną lub kurierem wymaga umowy powierzenia danych,
- w sklepie, warsztacie albo biurze działa monitoring wizyjny i nie wiadomo, jak poinformować osoby nagrywane,
- zgubiono laptop, doszło do wycieku maila lub ataku na system i trzeba zdecydować, co dalej,
- firma dostała pismo od Prezesa UODO i musi przygotować odpowiedź.
W każdej z tych spraw najpierw ustalam, jakie dane firma faktycznie przetwarza i na jakiej podstawie.
Obowiązki firmy w Łobzie wynikające z RODO
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Zgłoszenia kieruje się tam niezależnie od tego, czy firma działa w Łobzie, czy w dużym mieście.
Najważniejsze obowiązki, które omawiam z klientami:
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO): administrator ma obowiązek go prowadzić.
- Informowanie osób (art. 13 i 14 RODO): klienci, pracownicy i kontrahenci muszą wiedzieć, jak firma przetwarza ich dane.
- Zgłoszenie naruszenia (art. 33 RODO): jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia.
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Dlatego warto uporządkować dokumenty, zanim pojawi się kontrola lub incydent.
Współpraca z kancelarią w Gdyni, 210 km od Łobza
Kancelaria mieści się w Gdyni, przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Od Łobza dzieli ją ok. 210 km w linii prostej, dlatego sprawy RODO prowadzę tak, aby nie wymagały od Państwa częstych podróży.
Pierwsza rozmowa może odbyć się telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty, takie jak umowy, regulaminy, wzory klauzul czy opis monitoringu, przesyłają Państwo mailem, a ja odsyłam uwagi i gotowe projekty. Jeśli wolą Państwo spotkanie osobiste, zapraszam do Gdyni.
Audyt i dokumentacja to w dużej mierze praca na plikach i opisie procesów w firmie, więc dobrze się sprawdzają zdalnie. Jeśli sprawa wymaga stawiennictwa, na przykład w postępowaniu po kontroli Prezesa UODO albo przed sądem, reprezentuję klienta osobiście i to ja chodzę na rozprawy i czynności.
Od czego zacząć, jeśli firma z Łobza ma sprawę z RODO
Przed pierwszą rozmową warto zebrać:
- krótki opis działalności i rodzajów danych, które firma przetwarza (klienci, pracownicy, kontrahenci),
- dotychczasowe dokumenty: polityki, rejestr, klauzule, upoważnienia,
- umowy z podmiotami, którym firma przekazuje dane, na przykład z biurem rachunkowym lub dostawcą oprogramowania,
- opis i zdjęcia rozmieszczenia kamer, jeśli działa monitoring,
- w razie naruszenia: datę i godzinę jego stwierdzenia oraz opis, co się stało,
- pismo od Prezesa UODO, jeśli firma je otrzymała.
Proszę skontaktować się ze mną telefonicznie lub mailem, a wskażę, jakie kroki są potrzebne. Przy naruszeniu danych liczy się czas, bo termin 72 godzin biegnie od stwierdzenia naruszenia. Prowadzę sprawy także dla klientów z okolicy, między innymi z miejscowości Drawsko Pomorskie, Świdwin, Nowogard, Gryfice i Białogard.