Z czym firmy z Gdańska zgłaszają się w sprawach RODO
Gdańsk to miasto na prawach powiatu, a firmy z różnych branż trafiają do mnie z podobnymi problemami, niezależnie od wielkości. Najczęściej są to takie sytuacje:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo powstała ona dawno i nie odpowiada temu, jak dziś przetwarza dane
- trzeba sprawdzić, czy rejestr czynności przetwarzania jest kompletny
- kontrahent żąda umowy powierzenia danych albo firma sama powierza dane podwykonawcy
- klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kandydatów do pracy wymagają poprawy
- kamery na terenie firmy budzą pytania pracowników lub klientów
- doszło do wycieku danych, na przykład przez zgubiony laptop lub błędnie wysłany mail
- do firmy wpłynęło pismo od Prezesa UODO
W takich sprawach zaczynam od audytu ochrony danych, żeby wiedzieć, co firma ma, a czego brakuje.
Obowiązki administratora danych i kary za ich zaniedbanie
Dla firmy z Gdańska organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, a nie urząd w Gdańsku. To do niego trafiają zgłoszenia naruszeń i to on może wszcząć kontrolę.
Najważniejsze obowiązki wynikające z przepisów:
- Zgłoszenie naruszenia. Jeśli naruszenie ochrony danych może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).
- Rejestr czynności przetwarzania. Administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO.
- Informowanie osób. Trzeba poinformować osoby o przetwarzaniu ich danych (art. 13 i 14 RODO).
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Nie każda sprawa kończy się karą, ale ta granica pokazuje, że braki w dokumentacji lepiej usunąć, zanim ktoś o nie zapyta.
Współpraca z kancelarią w Gdyni, około 20 km od Gdańska
Kancelaria mieści się w Gdyni, około 20 km w linii prostej od Gdańska. Na spotkanie możesz przyjechać na ul. Koperkową 1 lok. 1 w Gdyni, ale nie zawsze jest to potrzebne. Większość spraw z zakresu RODO da się prowadzić zdalnie: rozmawiamy telefonicznie lub przez wideo, a dokumenty przesyłasz mailem.
Przy audycie przeglądam Twój rejestr, umowy powierzenia i klauzule na podstawie przesłanych plików, a potem omawiamy, co trzeba poprawić. Jeśli sprawa wymaga stawiennictwa przed organem lub sądem, występuję jako pełnomocnik, więc nie musisz organizować dojazdu w tym celu. Przy kontroli Prezesa UODO pomagam przygotować dokumenty i odpowiedzi na pytania kontrolujących.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Do pierwszej rozmowy przygotuj, jeśli już je masz:
- obecny rejestr czynności przetwarzania
- wzory klauzul informacyjnych dla klientów, pracowników i kandydatów
- umowy powierzenia przetwarzania danych
- krótki opis monitoringu: gdzie są kamery i jak długo przechowujesz nagrania
- notatkę o naruszeniu, jeśli do niego doszło, z datą, w której się o nim dowiedziałeś
Przy wycieku danych liczy się czas, bo termin 72 godzin biegnie od stwierdzenia naruszenia, więc napisz lub zadzwoń od razu. Wystarczy krótki opis sprawy w mailu, a dokumenty możesz dosłać później. Jeśli czegoś nie masz, to też jest informacja, od której zaczynamy.
Prowadzę sprawy także dla klientów z sąsiednich miejscowości: Kowale, Straszyn, Pruszcz Gdański, Sopot i Tuchom.