Z czym zgłaszają się firmy z gminy Mielno
Przedsiębiorcy z Mielna i reszty powiatu koszalińskiego zgłaszają się do mnie najczęściej z kilkoma sytuacjami:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo korzysta ze wzorów z internetu, które nie pasują do jej działalności
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania lub klauzule informacyjne dla klientów i pracowników
- dane przetwarza zewnętrzna księgowość, firma IT lub dostawca usług i potrzebna jest umowa powierzenia
- kamery przy wejściu, na parkingu lub w recepcji i pytanie, jak poinformować nagrywane osoby
- doszło do wycieku, zgubienia nośnika albo wysłania danych do niewłaściwego adresata
- firma dostała pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub zapowiedź kontroli
Część klientów chce po prostu audytu, żeby wiedzieć, w jakim punkcie jest firma, zanim ktokolwiek o to zapyta.
Jakie obowiązki RODO ma firma i co grozi za ich zaniedbanie
Wielkość miejscowości nie ma znaczenia. Te same obowiązki ma firma w Mielnie i w dużym mieście. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
Najważniejsze obowiązki administratora danych:
- rejestr czynności przetwarzania, który administrator prowadzi sam (art. 30 RODO)
- informowanie osób o przetwarzaniu ich danych, czyli klientów, pracowników i kontrahentów (art. 13 i 14 RODO)
- zgłoszenie naruszenia Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, jeśli może ono powodować ryzyko dla osób (art. 33 RODO)
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). Jaka kara w ogóle wchodzi w grę, zależy od okoliczności konkretnej sprawy.
Współpraca z Gdyni przy odległości około 160 km
Kancelaria mieści się w Gdyni, przy ul. Koperkowej 1 lok. 1, 81-589 Gdynia. Z Mielna to około 160 km w linii prostej, więc większość spraw RODO prowadzę bez konieczności dojazdu w obie strony.
Pierwszą rozmowę możemy odbyć telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty, takie jak umowy, regulaminy, opis monitoringu czy pismo z UODO, klient przesyła mailem. Jeśli ktoś woli spotkanie osobiste, zapraszam do Gdyni, na przykład przy audycie, który wymaga przejrzenia wielu dokumentów naraz.
W kontaktach z Urzędem Ochrony Danych Osobowych, także przy kontroli, mogę działać jako pełnomocnik firmy. Korespondencję prowadzę ja, a jeśli sprawa wymaga stawiennictwa przed organem, stawiam się osobiście, bez udziału klienta.
Od czego zacząć w sprawie RODO
Najpierw zbierz to, co firma już ma. Przydadzą się:
- rejestr czynności przetwarzania i polityki, jeśli istnieją
- umowy z podmiotami, które przetwarzają dane w imieniu firmy (księgowość, IT, hosting)
- klauzule informacyjne i wzory zgód
- opis monitoringu: gdzie wiszą kamery, jak długo przechowywane są nagrania, jakie są tablice informacyjne
- pismo z UODO, jeśli firma je otrzymała
Przy naruszeniu ochrony danych liczy się czas. Termin 72 godzin biegnie od stwierdzenia naruszenia, więc zadzwoń do mnie od razu i spisz, co, kiedy i jak się stało.
Skontaktuj się z kancelarią w Gdyni telefonicznie lub mailem, korzystając z danych kontaktowych kancelarii. Prowadzę sprawy także dla klientów z Koszalina, Ustronia Morskiego, Białogardu, Darłowa i Kołobrzegu.