Z czym zgłaszają się firmy z Gołdapi i okolic
Najczęściej trafiają do mnie właściciele małych i średnich firm, które do tej pory nie miały żadnej dokumentacji RODO albo mają ją w formie gotowego wzorca z internetu. Typowe sytuacje to:
- firma dostała pismo o kontroli Prezesa UODO i nie wie, co przygotować,
- zgubiono laptop lub telefon z danymi klientów albo pracowników,
- brakuje umów powierzenia z biurem rachunkowym, firmą informatyczną lub hostingiem,
- kamera przy wejściu do sklepu czy magazynu działa bez oznaczenia i bez polityki monitoringu,
- klauzule informacyjne dla klientów i pracowników są niekompletne.
Takie sprawy zdarzają się tak samo firmom z gminy Gołdap, jak z innych gmin powiatu gołdapskiego.
Jakie obowiązki ma firma prowadząca działalność w Gołdapi
Przedsiębiorca z Gołdapi podlega tym samym zasadom RODO co firma z dużego miasta. Najważniejsze obowiązki są cztery.
Rejestr czynności przetwarzania. Administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO.
Obowiązek informacyjny. Osoby, których dane przetwarzasz, musisz poinformować o tym przetwarzaniu (art. 13 i 14 RODO).
Zgłoszenie naruszenia. Jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, zgłaszasz je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Kary. Mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO).
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Kontakt z nim nie zależy więc od tego, gdzie działa firma, a ja mogę go prowadzić w Twoim imieniu.
Współpraca z Gdyni przy odległości około 250 km
Gołdap leży ok. 250 km w linii prostej od mojej kancelarii przy ul. Koperkowej 1 lok. 1 w Gdyni. Dlatego większość pracy nad RODO nie wymaga Twojego przyjazdu. Rozmawiamy telefonicznie albo na wideo, a dokumenty przesyłasz mailem: umowy, regulaminy, opisy procesów, zdjęcia oznaczeń monitoringu.
Audyt zaczynam od analizy tych materiałów i krótkiej rozmowy o tym, jakie dane i w jakim celu przetwarzasz. Jeśli wolisz spotkanie osobiste, umawiamy je w Gdyni.
Gdy sprawa wymaga stawiennictwa przed organem lub w sądzie, występuję osobiście. Nie musisz w tym celu jechać do Gdyni ani nigdzie indziej.
Od czego zacząć, jeśli prowadzisz firmę w Gołdapi
Przygotuj to, co masz, nawet jeśli jest niepełne:
- istniejącą dokumentację RODO, jeśli ją macie,
- listę umów z podmiotami, które mają dostęp do danych (księgowość, IT, hosting, system sprzedażowy),
- wzory klauzul informacyjnych i zgód,
- opis monitoringu wizyjnego: gdzie są kamery, jak długo przechowujesz nagrania,
- korespondencję z UODO, jeśli firma ją otrzymała,
- w razie naruszenia: datę i okoliczności, w których się o nim dowiedziałeś.
Skontaktuj się ze mną telefonicznie lub mailem, opisz krótko sprawę, a powiem, co jest pilne. Przy naruszeniu danych liczy się czas, bo termin 72 godzin biegnie od jego stwierdzenia.
Prowadzę sprawy także dla firm z Olecka, Węgorzewa, Giżycka, Ełku i Kętrzyna.