Z czym zgłaszają się firmy z Dziwnowa i okolicy
Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy z gminy Dziwnów i z powiatu kamieńskiego, którzy dopiero porządkują RODO albo mają już konkretny problem. Najczęstsze sytuacje:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo ma ją skopiowaną z wzoru i nie wie, czy pasuje do jej działalności,
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania i klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kontrahentów,
- współpraca z biurem rachunkowym, firmą informatyczną lub innym dostawcą wymaga umowy powierzenia,
- kamery przy wejściu, na parkingu lub w lokalu budzą pytania o zasady monitoringu wizyjnego,
- doszło do zgubienia danych, pomyłkowego wysłania maila albo włamania na konto i trzeba ustalić, co dalej,
- firma dostała pismo w związku z kontrolą Prezesa UODO.
Zaczynam zwykle od audytu, czyli sprawdzenia, jakie dane firma faktycznie przetwarza i na jakiej podstawie.
Obowiązki administratora danych w małej firmie
Kilka obowiązków dotyczy każdej firmy, która przetwarza dane osobowe, także jednoosobowej. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, więc to do niego trafiają zgłoszenia i to on prowadzi kontrole, również wobec firm z powiatu kamieńskiego.
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO): administrator ma obowiązek go prowadzić.
- Informowanie osób (art. 13 i 14 RODO): klienci, pracownicy i kontrahenci muszą wiedzieć, jak przetwarzasz ich dane.
- Naruszenie ochrony danych (art. 33 RODO): jeśli może powodować ryzyko dla osób, zgłaszasz je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia.
- Kary (art. 83 RODO): mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu.
Nie obiecuję wyniku, ale uporządkowana dokumentacja ułatwia rozmowę z organem nadzorczym.
Współpraca na odległość: z Dziwnowa do Gdyni
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni, a stąd do Dziwnowa jest ok. 245 km w linii prostej. Dlatego większość spraw z zakresu RODO prowadzę bez wizyt na miejscu. Pierwsza rozmowa może odbyć się telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty przesyłasz mailem, a ja odsyłam uwagi, projekty umów i klauzul do poprawki.
Jeśli wolisz spotkanie osobiste, zapraszam do kancelarii w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Korespondencję z Prezesem UODO prowadzę w Twoim imieniu. Gdyby sprawa wymagała stawiennictwa w jakimkolwiek postępowaniu, reprezentuję Cię osobiście, więc nie musisz organizować wyjazdu na własną rękę.
Od czego zacząć
Przed pierwszą rozmową przygotuj, co masz:
- opis działalności i listę rodzajów danych, które zbierasz (klienci, pracownicy, kontrahenci),
- dotychczasową dokumentację RODO, jeśli istnieje, w tym rejestr i klauzule informacyjne,
- umowy z podmiotami, którym przekazujesz dane, na przykład z biurem rachunkowym,
- opis monitoringu wizyjnego: gdzie są kamery i jak długo przechowujesz nagrania,
- przy naruszeniu danych: datę i opis zdarzenia oraz kiedy je stwierdzono, bo od tego liczy się 72 godziny,
- pismo z UODO, jeśli firma je otrzymała.
Możesz zadzwonić lub napisać maila, a dokumenty przesłać w skanach. Przy naruszeniu danych skontaktuj się jak najszybciej. Sprawy prowadzę także w okolicznych miejscowościach: Kamień Pomorski, Pobierowo, Rewal, Niechorze i Międzyzdroje.