Z czym zgłaszają się firmy z Niechorza i gminy Rewal
Do kancelarii zgłaszają się przedsiębiorcy z Niechorza i całej gminy Rewal, a także z innych miejscowości powiatu gryfickiego. Najczęściej chodzi o takie sytuacje:
- firma nie ma dokumentacji RODO i chce ją uporządkować po audycie,
- trzeba sporządzić rejestr czynności przetwarzania albo klauzule informacyjne dla klientów i pracowników,
- przedsiębiorca korzysta z biura rachunkowego, firmy IT lub hostingu i potrzebuje umów powierzenia,
- na terenie firmy działa monitoring wizyjny i nie wiadomo, jak poinformować nagrywane osoby,
- doszło do wycieku danych lub zgubienia dokumentów i trzeba ustalić, co dalej,
- Prezes UODO wszczął kontrolę albo wezwał do wyjaśnień.
Każdą sprawę zaczynam od ustalenia, jakie dane firma faktycznie przetwarza i w jakim celu.
Obowiązki RODO, które dotyczą firmy w Niechorzu
Organem nadzorczym dla firm w całym kraju, także w Niechorzu, jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Najważniejsze obowiązki administratora danych wyglądają tak:
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO): administrator prowadzi go i opisuje w nim, jakie dane przetwarza.
- Informowanie osób (art. 13 i 14 RODO): klienci, pracownicy i kontrahenci mają wiedzieć, że ich dane są przetwarzane.
- Naruszenie ochrony danych (art. 33 RODO): jeśli może ono powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia.
- Kary (art. 83 RODO): mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu.
Dlatego dokumentację warto mieć gotową, zanim pojawi się incydent lub kontrola.
Współpraca z Gdyni przy odległości ok. 225 km
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni, przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Od Niechorza dzieli ją ok. 225 km w linii prostej, dlatego większość spraw z zakresu RODO prowadzę bez konieczności dojazdu.
Pierwszą rozmowę można odbyć telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty, takie jak umowy, regulaminy, wzory klauzul czy opis incydentu, przesyłasz mailem, a ja odsyłam uwagi i projekty do poprawy. Jeśli wolisz rozmowę na miejscu, umawiamy spotkanie w Gdyni.
Gdy trzeba działać wobec Prezesa UODO, występuję w imieniu firmy na podstawie pełnomocnictwa i to ja składam pisma w Twoim imieniu.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Przed pierwszą rozmową przygotuj to, co masz, nawet jeśli jest niekompletne:
- umowy z podmiotami, którym przekazujesz dane, na przykład z biurem rachunkowym lub dostawcą oprogramowania,
- dotychczasowe klauzule informacyjne, regulaminy i polityki,
- krótki opis, jakie dane zbierasz i od kogo,
- informację o monitoringu: gdzie są kamery i jak długo przechowujesz nagrania,
- w razie incydentu: datę jego stwierdzenia, opis zdarzenia i korespondencję,
- w razie kontroli: pismo od Prezesa UODO z podanym terminem.
Dokumenty wyślij mailem do kancelarii albo zadzwoń i opisz sprawę, a umówimy rozmowę telefoniczną, wideo lub spotkanie w Gdyni. Prowadzę też sprawy firm z pobliskich miejscowości, takich jak Rewal, Pobierowo, Dziwnów, Gryfice i Kamień Pomorski.