Z czym zgłaszają się przedsiębiorcy z Pisza
Do kancelarii zgłaszają się właściciele firm z Pisza i powiatu piskiego, którzy dopiero zorientowali się, że RODO dotyczy także małej działalności. Najczęstsze sytuacje:
- firma nie ma dokumentacji RODO albo korzysta ze wzorów, które nie pasują do jej działalności,
- trzeba zrobić audyt ochrony danych i sporządzić rejestr czynności przetwarzania,
- biuro rachunkowe, dostawca systemu lub inny kontrahent przetwarza dane klientów i potrzebna jest umowa powierzenia,
- sklep, pensjonat lub warsztat zamontował monitoring wizyjny i nie wie, jak poinformować nagrywane osoby,
- doszło do wycieku danych albo zgubiono laptop lub telefon z bazą klientów,
- firma dostała pismo o kontroli Prezesa UODO.
Do tego dochodzą klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kandydatów do pracy.
Obowiązki firmy wobec RODO i Prezesa UODO
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Dla firmy w Piszu oznacza to, że adresatem zgłoszenia naruszenia jest urząd w stolicy, a nie lokalny.
Najważniejsze obowiązki:
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO): administrator prowadzi go sam, opisując, jakie dane i w jakim celu przetwarza.
- Informowanie osób (art. 13 i 14 RODO): klienci, pracownicy i inne osoby muszą wiedzieć, kto i po co przetwarza ich dane.
- Naruszenie ochrony danych (art. 33 RODO): jeśli może ono powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia.
- Kary (art. 83 RODO): mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu.
Nie obiecuję wyniku sprawy, ale pomagam przygotować firmę, zanim dojdzie do kontroli lub incydentu.
Współpraca z Gdyni przy odległości ok. 235 km
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni, od Pisza dzieli ją ok. 235 km w linii prostej. Przy sprawach z zakresu RODO rzadko jest to przeszkodą, bo większość pracy opiera się na dokumentach i rozmowie.
- Pierwsze spotkanie może odbyć się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1 albo zdalnie, przez telefon lub wideo.
- Dokumenty, umowy, wzory klauzul i opis systemów przesyłają Państwo mailem, a ja odsyłam uwagi i poprawione projekty.
- Audyt ochrony danych prowadzę na podstawie materiałów od firmy i rozmów z osobami, które na co dzień pracują z danymi. Monitoring wizyjny oceniam na podstawie opisu i zdjęć rozmieszczenia kamer.
- Jeśli sprawa wymaga stawiennictwa przed organem lub sądem, występuję jako pełnomocnik i nie muszą Państwo jechać do Gdyni.
Od czego zacząć
Przed pierwszą rozmową warto zebrać:
- opis działalności i listę rodzajów danych, które firma zbiera, czyli dane klientów, pracowników i kontrahentów,
- dotychczasową dokumentację RODO, jeśli istnieje, w tym rejestr i klauzule informacyjne,
- umowy z podmiotami, którym firma przekazuje dane, na przykład z biurem rachunkowym, hostingiem lub firmą IT,
- informacje o monitoringu wizyjnym: gdzie są kamery, jak długo przechowywane są nagrania i jakie informacje są wywieszone,
- przy naruszeniu: datę i godzinę jego stwierdzenia, bo od tej chwili liczy się 72 godziny,
- pismo od Prezesa UODO, jeśli firma je otrzymała.
Proszę napisać lub zadzwonić, a umówimy spotkanie w Gdyni albo rozmowę zdalną. Prowadzę sprawy także w sąsiednich miejscowościach: Ruciane-Nida, Mikołajki, Mrągowo, Ełk i Giżycko.