Z czym zgłaszają się przedsiębiorcy z Nidzicy i powiatu nidzickiego
Do firm z Nidzicy i okolicy, także z gminy Nidzica i powiatu nidzickiego, najczęściej trafiam w kilku sytuacjach. Przedsiębiorca chce sprawdzić, czy jego dokumentacja RODO w ogóle istnieje i czy odpowiada temu, co firma faktycznie robi z danymi. Albo dostał pismo z urzędu ochrony danych i nie wie, jak odpowiedzieć.
Typowe tematy:
- audyt ochrony danych i uporządkowanie dokumentacji,
- rejestr czynności przetwarzania i klauzule informacyjne dla klientów oraz pracowników,
- umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą IT lub dostawcą programu,
- monitoring wizyjny w sklepie, magazynie lub biurze,
- zgubiony laptop, błędnie wysłany mail, wyciek danych,
- kontrola Prezesa UODO.
Obowiązki firmy wobec Prezesa UODO
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, więc sprawy firm z Nidzicy nie rozstrzyga żaden lokalny urząd. Co z tego wynika dla przedsiębiorcy:
- Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO).
- Osoby, których dane firma przetwarza, trzeba o tym poinformować (art. 13 i 14 RODO). Dotyczy to klientów, pracowników i kontrahentów.
- Naruszenie ochrony danych, które może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).
- Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO).
To górna granica, a nie typowa kwota, ale pokazuje, że braki w dokumentacji warto usunąć, zanim ktoś o nie zapyta.
Współpraca z Nidzicą na odległość
Kancelaria mieści się w Gdyni, przy ul. Koperkowej 1 lok. 1, a z Nidzicy to około 180 km w linii prostej. Dlatego większość sprawy da się załatwić bez podróży. Pierwszą rozmowę prowadzę telefonicznie lub przez wideo, dokumenty firma przesyła mailem, a projekty umów, klauzul i pism wracają do Państwa w tej samej formie.
Jeśli wolicie spotkać się osobiście, zapraszam do Gdyni. Przy audycie, który wymaga przejrzenia wielu dokumentów, jedno dłuższe spotkanie bywa wygodniejsze niż kilka rozmów.
Czynności poza kancelarią, w tym ewentualne stawiennictwo przed organem lub sądem, wykonuję osobiście jako pełnomocnik. Przedsiębiorca z Nidzicy nie musi wtedy jechać nad morze.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Na pierwszą rozmowę warto przygotować:
- dane firmy i krótki opis, jakie dane osobowe przetwarzacie (klienci, pracownicy, kontrahenci),
- istniejącą dokumentację RODO, rejestr czynności i wzory klauzul, jeśli już je macie,
- umowy z podmiotami, którym powierzacie dane, na przykład z biurem rachunkowym,
- opis monitoringu wizyjnego: gdzie są kamery i jak długo przechowywane są nagrania,
- przy naruszeniu: opis zdarzenia i dokładny czas jego stwierdzenia, bo od tego liczy się 72 godziny,
- pismo od UODO, jeśli firma je otrzymała.
Proszę napisać do kancelarii w Gdyni lub zadzwonić, a ustalimy dalsze kroki. Prowadzę sprawy także dla firm z sąsiednich miejscowości, takich jak Działdowo, Szczytno, Olsztyn, Ostróda i Nowe Miasto Lubawskie.