Z czym zgłaszają się firmy z gminy Gniewino
Przedsiębiorcy z gminy Gniewino i całego powiatu wejherowskiego przychodzą zwykle z konkretnym problemem, a nie z ogólnym pytaniem. Najczęściej są to takie sytuacje:
- firma nie ma dokumentacji RODO i chce ją uporządkować przed kontrolą,
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania albo klauzule informacyjne dla klientów i pracowników,
- współpraca z biurem rachunkowym, firmą IT lub hostingiem wymaga umowy powierzenia,
- w firmie działają kamery i nie wiadomo, jak poinformować o monitoringu,
- zgubiono laptop lub pendrive albo wysłano maila do niewłaściwej osoby,
- przyszło pismo od Prezesa UODO.
W każdej z tych spraw najpierw ustalam, jakie dane firma faktycznie przetwarza i kto ma do nich dostęp. Dopiero potem dobieram dokumenty i kolejne kroki. Dotyczy to także małych firm w Gniewinie.
Jakie obowiązki wynikają z RODO
Kilka obowiązków dotyczy także małych firm.
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO): administrator prowadzi go w firmie.
- Obowiązek informacyjny (art. 13 i 14 RODO): osoby, których dane przetwarzasz, muszą wiedzieć, kto i w jakim celu z nich korzysta.
- Zgłoszenie naruszenia (art. 33 RODO): jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, zgłaszasz je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia.
- Kary (art. 83 RODO): mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu.
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Korespondencję w sprawie zgłoszenia lub kontroli prowadzę więc z Warszawą, niezależnie od tego, gdzie firma ma siedzibę. Wyniku sprawy nie obiecuję, ale dobrze przygotowana dokumentacja zwykle ułatwia rozmowę z organem.
Współpraca z Gdyni, 40 km od Gniewina
Kancelaria mieści się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Do Gniewina jest stąd około 40 km w linii prostej, więc dojazd nie jest potrzebny przy każdej sprawie. Pierwszą rozmowę możemy odbyć telefonicznie lub przez wideo, a dokumenty przesyłasz mailem. Na spotkanie w Gdyni warto przyjechać, gdy trzeba spokojnie przejrzeć całą dokumentację firmy albo omówić umowy z kilkoma podwykonawcami.
Przy naruszeniu ochrony danych liczy się czas, bo termin 72 godzin biegnie od jego stwierdzenia. W takiej sprawie działamy od razu, zdalnie. Pisma do Prezesa UODO przygotowuję jako pełnomocnik. Gdyby sprawa trafiła do sądu, na rozprawy chodzę ja, a Ty nie tracisz dnia na dojazdy.
Od czego zacząć
Przed pierwszą rozmową przygotuj to, co masz. Nie musi być kompletne, braki uzupełnimy razem.
- istniejącą dokumentację RODO, jeśli jest, w tym rejestr i klauzule,
- umowy z firmami, które mają dostęp do danych, np. z księgowością lub dostawcą systemów,
- opis monitoringu: gdzie są kamery, co nagrywają i jak długo,
- pismo od Prezesa UODO, jeśli je otrzymałeś,
- w razie naruszenia krótki opis zdarzenia i dokładną datę, kiedy je stwierdzono.
Skontaktuj się z kancelarią w Gdyni telefonicznie lub mailem, opisz krótko sprawę i dołącz skany dokumentów. Odpowiem, co jest do zrobienia w pierwszej kolejności. Sprawy prowadzę także w sąsiednich miejscowościach: Choczewo, Krokowa, Kopalino, Białogóra i Dębki.