Z czym zgłaszają się przedsiębiorcy z Ostródy i powiatu ostródzkiego
Najczęściej trafiają do mnie właściciele firm, które dotąd nie miały żadnej dokumentacji RODO albo mają ją tylko z szablonu, który nie pasuje do ich działalności. Typowe sytuacje to:
- audyt ochrony danych przed podpisaniem dużej umowy z kontrahentem, który tego wymaga,
- umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą IT lub dostawcą oprogramowania,
- klauzule informacyjne dla klientów, pracowników i kandydatów do pracy,
- monitoring wizyjny na terenie firmy, magazynu lub sklepu,
- zgubiony laptop, telefon albo e-mail wysłany do niewłaściwej osoby,
- pismo od Prezesa UODO z wezwaniem do wyjaśnień.
Przedsiębiorca w Ostródzie ma takie same obowiązki jak firma w dużym mieście, a skala działalności nie zwalnia z ich wykonania.
Obowiązki administratora danych i ryzyko kar
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie. Dotyczy to także firm działających w Ostródzie.
W praktyce najważniejsze są trzy obowiązki:
- Rejestr czynności przetwarzania. Administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO.
- Informowanie osób. Klienci, pracownicy i inne osoby muszą wiedzieć, jak firma przetwarza ich dane (art. 13 i 14 RODO).
- Zgłoszenie naruszenia. Jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Za uchybienia grożą kary pieniężne do 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). To górna granica, a nie kwota, której można się spodziewać w każdej sprawie. Nie obiecuję żadnego wyniku, ale dobrze przygotowana dokumentacja zwykle istotnie ułatwia rozmowę z organem.
Współpraca z Gdynią przy odległości około 130 km
Z Ostródy do mojej kancelarii w Gdyni jest około 130 km w linii prostej, dlatego większość pracy nad RODO nie wymaga przyjazdu. Pierwszą rozmowę prowadzimy telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty przesyłasz mailem, a ja je analizuję i odsyłam uwagi na piśmie.
Jeśli wolisz rozmowę na miejscu, spotykamy się w kancelarii w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Takie spotkanie warto zaplanować przy audycie, gdy trzeba obejrzeć wiele dokumentów naraz.
W razie kontroli lub postępowania przed organem sam przygotowuję pisma i występuję jako pełnomocnik. Nie musisz więc jeździć na każde czynności. Twoja obecność jest potrzebna tylko wtedy, gdy wymaga jej charakter sprawy.
Od czego zacząć, jeśli prowadzisz firmę w Ostródzie
Najpierw zbierz to, co już masz, nawet jeśli wydaje się niekompletne:
- rejestr czynności przetwarzania, jeśli firma go prowadzi,
- obecne klauzule informacyjne i regulaminy,
- umowy z podmiotami, którym przekazujesz dane,
- opis i zdjęcia lub schemat monitoringu wizyjnego,
- pismo z UODO, jeśli je otrzymałeś,
- w razie naruszenia: opis zdarzenia i dokładną datę, kiedy się o nim dowiedziałeś.
Ta ostatnia data jest ważna, bo od niej liczy się 72 godziny na zgłoszenie. Skontaktuj się z kancelarią w Gdyni telefonicznie lub mailem i opisz krótko, czego dotyczy sprawa. Odpowiem, jakie kroki mają sens.
Prowadzę też sprawy klientów z okolic: z Morąga, Iławy, Olsztyna, Nowego Miasta Lubawskiego i Pasłęka.