Z czym zgłaszają się przedsiębiorcy z Kętrzyna i powiatu kętrzyńskiego
Do kancelarii trafiają firmy z Kętrzyna i okolic, najczęściej w takich sytuacjach:
- firma nigdy nie robiła audytu i nie ma dokumentacji RODO albo korzysta ze wzorów pobranych z internetu,
- trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania oraz klauzule informacyjne dla klientów i pracowników,
- przedsiębiorca współpracuje z biurem rachunkowym, firmą informatyczną lub dostawcą hostingu i potrzebuje umów powierzenia,
- w sklepie, warsztacie lub obiekcie działa monitoring wizyjny i nie wiadomo, jak go opisać i oznaczyć,
- zgubiono laptop, wysłano maila do niewłaściwej osoby albo doszło do wycieku danych,
- przyszło pismo z Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo zapowiedź kontroli.
Każdą sprawę zaczynam od ustalenia, jakie dane firma faktycznie przetwarza i na jakiej podstawie.
Obowiązki firmy z powiatu kętrzyńskiego wobec RODO
Przepisy RODO obowiązują firmę w Kętrzynie tak samo jak w każdym innym miejscu w Polsce. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
Najważniejsze obowiązki:
- rejestr czynności przetwarzania: administrator prowadzi go na podstawie art. 30 RODO,
- informowanie osób: klienci, pracownicy i kontrahenci muszą wiedzieć, jak przetwarzasz ich dane (art. 13 i 14 RODO),
- zgłoszenie naruszenia: jeżeli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, zgłaszasz je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO).
Za uchybienia grożą kary pieniężne do 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). To górna granica, ale pokazuje, że dokumentację warto mieć uporządkowaną, zanim ktokolwiek o nią zapyta.
Współpraca z Gdyni przy odległości około 195 km
Z Kętrzyna do mojej kancelarii w Gdyni jest ok. 195 km w linii prostej, dlatego nie zakładam, że przyjedziesz do mnie przy każdym etapie sprawy. Możemy spotkać się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1, ale audyt, omówienie dokumentacji i ustalenia przy naruszeniu danych równie dobrze prowadzę telefonicznie lub przez wideo.
Dokumenty przesyłasz mailem, a projekty umów, rejestr i klauzule wracają do Ciebie w formie elektronicznej do przejrzenia i poprawek. Podpisanie pełnomocnictwa i ewentualne czynności przed organem nadzorczym lub w sporze prowadzę ja jako pełnomocnik, więc nie musisz sam jeździć na terminy. Przy zgłoszeniu naruszenia liczy się czas, a kontakt zdalny pozwala zacząć jeszcze tego samego dnia.
Od czego zacząć i jak się ze mną skontaktować
Na pierwszą rozmowę przygotuj, co masz pod ręką:
- dotychczasową dokumentację RODO, jeśli istnieje,
- listę systemów i narzędzi, w których są dane osobowe (program księgowy, sklep internetowy, kamery, poczta),
- umowy z podmiotami, które mają dostęp do danych,
- wzory zgód i klauzul stosowane wobec klientów i pracowników,
- pismo z UODO lub opis zdarzenia, jeśli doszło do naruszenia, razem z datą, kiedy je zauważyłeś.
Napisz lub zadzwoń do kancelarii w Gdyni, krótko opisz sytuację i wyślij skany mailem. Przy naruszeniu danych od razu podaj, kiedy je stwierdziłeś, bo od tego momentu biegnie 72 godziny.
Poza Kętrzynem prowadzę sprawy także dla klientów z Mrągowa, Giżycka, Węgorzewa, Mikołajek i Biskupca.