Z czym zgłaszają się firmy z Bartoszyc i powiatu bartoszyckiego
Najczęściej piszą do mnie właściciele małych i średnich firm, którzy zauważyli, że ich dokumentacja ochrony danych jest niepełna albo że wydarzyło się coś niepokojącego. Typowe sytuacje:
- firma nie ma rejestru czynności przetwarzania ani klauzul informacyjnych dla klientów i pracowników,
- trzeba uporządkować umowy powierzenia z biurem rachunkowym, firmą IT albo dostawcą oprogramowania,
- przedsiębiorca zainstalował monitoring wizyjny i nie wie, jak poinformować o nim nagrywane osoby,
- doszło do wycieku danych, na przykład zginął laptop albo mail trafił do złego adresata,
- przyszło pismo od Prezesa UODO albo zapowiedź kontroli.
Czasem wystarczy audyt i uzupełnienie papierów, a czasem trzeba działać szybko.
Jakie obowiązki RODO ma firma i co jej grozi
Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, także wobec firm z Bartoszyc. Najważniejsze obowiązki wyglądają tak:
- Rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO): administrator danych ma go prowadzić.
- Informowanie osób (art. 13 i 14 RODO): klienci, pracownicy i kontrahenci powinni wiedzieć, kto przetwarza ich dane i w jakim celu.
- Zgłoszenie naruszenia (art. 33 RODO): jeśli naruszenie może powodować ryzyko dla osób, administrator zgłasza je Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia.
Kary pieniężne mogą sięgać 20 000 000 euro albo 4% rocznego obrotu (art. 83 RODO). To górna granica, nie kwota, która grozi każdej firmie, ale pokazuje wagę tych obowiązków.
Współpraca z Gdyni, gdy do Bartoszyc jest około 155 km
Kancelaria mieści się w Gdyni, około 155 km w linii prostej od Bartoszyc. Dlatego większość pracy nad RODO prowadzimy bez częstych wyjazdów.
- Pierwsza rozmowa może odbyć się telefonicznie lub przez wideo.
- Dokumenty, takie jak umowy, regulaminy monitoringu czy opis incydentu, przesyłasz mailem.
- Jeśli wolisz spotkanie osobiste, zapraszam do kancelarii w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1.
Pisma do Prezesa UODO przygotowuję i wysyłam z kancelarii. Gdyby w Twojej sprawie potrzebna była obecność przy czynnościach na miejscu, ustalimy wcześniej termin i sposób dojazdu, a koszty omówimy z góry. Do audytu zwykle wystarczą dokumenty, schematy i opis tego, jak firma faktycznie przetwarza dane.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Na pierwszą rozmowę przygotuj:
- dane firmy i krótki opis, jakie dane osobowe przetwarzasz (klienci, pracownicy, kamery),
- dokumenty RODO, które już masz: polityki, rejestr, upoważnienia, klauzule,
- umowy z podmiotami, którym powierzasz dane,
- w razie naruszenia: datę i godzinę, kiedy się o nim dowiedziałeś, oraz opis zdarzenia,
- pismo od UODO, jeśli już przyszło.
Przy naruszeniu liczy się czas, bo 72 godziny biegną od jego stwierdzenia, więc zadzwoń do kancelarii od razu. W pozostałych sprawach wystarczy mail z krótkim opisem, a odpowiem, jakie kroki proponuję. Prowadzę sprawy także dla klientów z okolic Bartoszyc: z Lidzbarka Warmińskiego, Kętrzyna, Biskupca, Ornety i Mrągowa.