Kto w Mrągowie i powiecie mrągowskim pyta o inspektora ochrony danych
Najczęściej zgłaszają się dwie grupy. Pierwsza to jednostki publiczne z gminy miejskiej Mrągowo i powiatu mrągowskiego, które chcą ustalić, czy i kogo mają wyznaczyć na inspektora. Druga to firmy i placówki, które nie wiedzą, czy ich działalność podlega obowiązkowi z RODO.
Typowe sytuacje:
- podmiot monitoruje klientów lub pracowników na dużą skalę i nie wie, czy to już obowiązek wyznaczenia IOD,
- placówka przetwarza dane szczególnych kategorii, na przykład dane o zdrowiu,
- administrator woli powierzyć funkcję IOD osobie z zewnątrz, zamiast szukać jej w zespole,
- pracownicy wymagają szkolenia z zasad ochrony danych,
- przyszło pismo od Prezesa UODO albo wniosek osoby, której dane dotyczą.
Kiedy podmiot z Mrągowa musi wyznaczyć inspektora
Obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych wynika z art. 37 RODO. Muszą go wyznaczyć:
- organy i podmioty publiczne,
- administratorzy, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę,
- administratorzy, których główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych.
To dotyczy także podmiotów działających w gminie Mrągowo i okolicznych gminach powiatu. W praktyce ocena zależy od tego, jak naprawdę wygląda działalność, dlatego zaczynam od jej analizy.
Po wyznaczeniu inspektora trzeba w ciągu 14 dni zawiadomić Prezesa UODO (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych). Zadania inspektora określa art. 39 RODO.
Współpraca z Gdyni, około 195 km od Mrągowa
Kancelaria mieści się w Gdyni, przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Do Mrągowa jest stąd około 195 km w linii prostej, dlatego większość pracy prowadzę zdalnie. Pierwszą rozmowę można odbyć telefonicznie lub przez wideo, a dokumenty przesłać mailem.
Spotkanie w Gdyni jest możliwe, gdy ktoś woli omówić sprawę osobiście, na przykład przy podpisywaniu umowy. Ocena obowiązku wyznaczenia IOD, kontakt z UODO i szkolenia pracowników nie wymagają przyjazdu do Gdyni, szkolenia można przeprowadzić online.
Jeśli sprawa trafi do sądu wyższej instancji, czyli do Sądu Okręgowego w Olsztynie, jako adwokat występuję tam osobiście. Klient nie musi organizować tego sam.
Od czego zacząć w sprawie inspektora ochrony danych
Przed pierwszą rozmową warto zebrać:
- dane podmiotu (KRS, CEIDG albo akt powołujący jednostkę publiczną),
- krótki opis działalności: jakie dane osobowe Państwo zbierają, od kogo i w jakiej skali,
- dotychczasową dokumentację RODO, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych,
- pismo z UODO lub wniosek osoby, której dane dotyczą, jeśli sprawa od nich się zaczęła,
- liczbę pracowników do przeszkolenia.
Proszę napisać maila lub zadzwonić, krótko opisać sytuację i dołączyć dokumenty. Odpowiem, czy w Państwa przypadku wyznaczenie inspektora jest obowiązkowe i jak może wyglądać współpraca. Prowadzę też sprawy w sąsiednich miejscowościach: Mikołajki, Biskupiec, Kętrzyn, Ruciane-Nida i Giżycko.