Z czym zgłaszają się podmioty z Bartoszyc i powiatu bartoszyckiego
Najczęściej pytają mnie przedstawiciele organizacji, które nie wiedzą, czy muszą mieć inspektora ochrony danych. Typowe sytuacje to:
- podmiot publiczny, który ma wyznaczyć IOD i nie wie, kogo wskazać,
- placówka lub firma przetwarzająca dane zdrowotne albo inne szczególne kategorie danych na dużą skalę,
- przedsiębiorca, który regularnie i systematycznie monitoruje klientów lub pracowników, na przykład rozbudowanym systemem kamer,
- administrator, który chce powierzyć funkcję IOD adwokatowi zamiast wyznaczać pracownika,
- organizacja, do której osoba z gminy Bartoszyce zwróciła się o informacje o swoich danych, a nikt nie wie, jak odpowiedzieć,
- zespół, który potrzebuje szkolenia z RODO.
Kiedy podmiot musi wyznaczyć inspektora i o czym zawiadomić
Obowiązek wyznaczenia inspektora wynika z art. 37 RODO. Muszą to zrobić organy i podmioty publiczne oraz administratorzy, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych.
Dla podmiotu w Bartoszycach pierwsze pytanie brzmi więc, do której z tych grup należy. Odpowiedź zależy od rodzaju i skali przetwarzania danych w konkretnej organizacji, dlatego analizuję je indywidualnie.
Zadania inspektora określa art. 39 RODO i na tej podstawie ustalam z klientem zakres jego pracy. Po wyznaczeniu IOD podmiot zawiadamia Prezesa UODO w terminie 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych).
Współpraca z Gdyni przy odległości ok. 155 km
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni, przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Od Bartoszyc dzieli nas ok. 155 km w linii prostej, więc większość pracy nad tą sprawą prowadzimy zdalnie. Rozmawiamy przez telefon lub wideo, a dokumenty przesyłasz mailem. Dotyczy to także analizy, czy wyznaczenie IOD jest obowiązkowe, oraz przygotowania szkolenia dla pracowników.
Jeśli wolisz rozmowę na miejscu, umawiamy spotkanie w Gdyni. Nie musisz przyjeżdżać na każdym etapie, bo sprawy z tego zakresu rzadko tego wymagają.
Gdyby sprawa trafiła do Sądu Okręgowego w Olsztynie, na rozprawę stawiam się ja, więc nie ponosisz kosztów dojazdu swojego pełnomocnika.
Od czego zacząć w sprawie IOD
Na pierwszą rozmowę przygotuj kilka podstawowych informacji:
- opis działalności podmiotu i rodzajów przetwarzanych danych,
- orientacyjną liczbę osób, których dane przetwarzacie,
- informację, czy monitorujecie osoby regularnie i systematycznie, na przykład kamerami,
- obowiązujące polityki i procedury ochrony danych, jeśli już je macie,
- umowy z podmiotami, którym powierzacie dane,
- dotychczasową korespondencję z Prezesem UODO lub z osobami, których dane dotyczą.
Wyślij te materiały mailem albo opisz sprawę w wiadomości i umówmy termin rozmowy telefonicznej, wideo lub spotkania w Gdyni. Poza Bartoszycami prowadzę sprawy także dla podmiotów z Lidzbarka Warmińskiego, Kętrzyna, Biskupca, Ornety i Mrągowa.