Kto w Gdańsku pyta o inspektora ochrony danych
Gdańsk to miasto na prawach powiatu, więc z pytaniami zgłaszają się zarówno firmy prywatne, jak i podmioty publiczne. Najczęstsze sytuacje to:
- firma monitoruje klientów lub pracowników i nie wie, czy robi to na tyle dużą skalę, że musi wyznaczyć inspektora,
- placówka przetwarza szczególne kategorie danych i chce sprawdzić, jakie ma obowiązki,
- administrator szuka osoby spoza organizacji, która będzie pełnić funkcję IOD,
- zarząd chce przeszkolić pracowników z zasad RODO,
- wpłynęło pismo od Prezesa UODO albo wniosek osoby, której dane dotyczą.
W każdym z tych przypadków zaczynam od ustalenia, jak naprawdę wygląda przetwarzanie danych w Waszej organizacji.
Kiedy wyznaczenie inspektora jest obowiązkowe
Zgodnie z art. 37 RODO inspektora muszą wyznaczyć organy i podmioty publiczne. Obowiązek mają też administratorzy, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych.
Kluczowe są więc dwie rzeczy: czym jest Wasza główna działalność i jaka jest skala przetwarzania. Samo posiadanie danych klientów jeszcze o obowiązku nie przesądza.
Jeśli inspektor został wyznaczony, trzeba o tym zawiadomić Prezesa UODO w terminie 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych). Zadania inspektora określa art. 39 RODO. Na tej podstawie sprawdzam, czy obowiązek Was dotyczy, i pomagam dopełnić formalności.
Współpraca z kancelarią w Gdyni przy 20 km do Gdańska
Kancelaria mieści się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Z Gdańska to około 20 km w linii prostej, więc spotkanie na miejscu jest możliwe, ale rzadko konieczne.
Pierwszą rozmowę zwykle prowadzimy telefonicznie lub przez wideo. Dokumenty przesyłacie mailem, a ja odsyłam opinię, projekt wyznaczenia inspektora albo plan szkoleń. Jeśli pełnię funkcję IOD, kontakt z Prezesem UODO i z osobami, których dane dotyczą, prowadzę w Waszym imieniu.
Jeśli sprawa będzie wymagała występowania przed organem lub sądem, reprezentuję klienta osobiście. Nie musicie wtedy nigdzie jeździć, a o przebiegu sprawy informuję na bieżąco mailem lub telefonicznie.
Od czego zacząć, jeśli sprawa dotyczy Gdańska
Przed pierwszą rozmową warto zebrać:
- krótki opis działalności i liczbę osób, których dane przetwarzacie,
- informację, jakie rodzaje danych zbieracie, w tym czy są to szczególne kategorie danych,
- obowiązujące polityki, regulaminy i umowy powierzenia przetwarzania,
- pisma od Prezesa UODO lub od osób, których dane dotyczą, jeśli już wpłynęły,
- informację, czy inspektor został już wyznaczony i kiedy, bo od tego liczy się termin 14 dni.
Napisz do mnie maila albo zadzwoń i opisz sprawę w kilku zdaniach. Odpowiem, jakich dokumentów potrzebuję.
Sprawy prowadzę też dla klientów z okolicy: Kowale (7 km), Straszyn (9 km), Pruszcz Gdański (10 km), Sopot (12 km) i Tuchom (16 km).