Z czym zgłaszają się klienci z Banina i gminy Żukowo
Do kancelarii w Gdyni zgłaszają się przedsiębiorcy, kierownicy placówek i zarządcy z Banina oraz z innych miejscowości gminy Żukowo w powiecie kartuskim. Najczęstsze sytuacje to:
- firma nie wie, czy musi mieć inspektora ochrony danych, bo monitoruje klientów lub pracowników albo przetwarza dane o zdrowiu;
- jednostka publiczna szuka osoby, która obejmie funkcję IOD;
- administrator chce przeszkolić pracowników z RODO;
- ktoś chce sprawdzić zgodność z RODO, zanim zapuka kontrola;
- osoba, której dane dotyczą, zwróciła się do firmy z żądaniem, a firma nie wie, jak odpowiedzieć.
Każdą sprawę zaczynam od ustalenia, czy obowiązek wyznaczenia inspektora w ogóle istnieje.
Kiedy w Baninie trzeba wyznaczyć inspektora ochrony danych
Inspektora ochrony danych muszą wyznaczyć organy i podmioty publiczne. Obowiązek dotyczy też administratorów, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych (art. 37 RODO). To, że firma ma siedzibę w Baninie, niczego tu nie zmienia. Liczy się rodzaj i skala przetwarzania danych.
Zadania inspektora określa art. 39 RODO. W praktyce zajmuję się szkoleniem pracowników, nadzorem nad zgodnością z RODO oraz kontaktem z Prezesem UODO i z osobami, których dane dotyczą.
Podmiot, który wyznaczył inspektora, zawiadamia o tym Prezesa UODO w terminie 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych). Jeśli nie wiesz, czy obowiązek dotyczy Twojej działalności, ocenię to na podstawie jej opisu.
Współpraca z kancelarią w Gdyni, ok. 10 km od Banina
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. Banino leży ok. 10 km w linii prostej od mojego biura, więc spotkanie na miejscu jest możliwe, ale nie jest konieczne.
Większość spraw z zakresu ochrony danych prowadzę zdalnie. Rozmawiamy przez telefon lub wideo, a dokumenty, takie jak polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania czy umowy powierzenia, przesyłasz mailem. Na spotkanie w Gdyni umawiamy się wtedy, gdy wygodniej omówić całość przy jednym stole, na przykład przy pierwszej ocenie obowiązków firmy.
Jeśli sprawa wymaga występowania przed organem albo sądem, jako pełnomocnik chodzę tam sam. Nie musisz dojeżdżać z Banina, a o każdym kroku informuję Cię na bieżąco.
Od czego zacząć w sprawie IOD
Przed pierwszą rozmową przygotuj kilka informacji i dokumentów:
- krótki opis działalności i liczbę osób, których dane przetwarzasz;
- rodzaje danych, w tym ewentualne dane o zdrowiu;
- dotychczasowe dokumenty RODO, jeśli je masz;
- umowy z podmiotami, którym powierzasz dane;
- pismo od Prezesa UODO albo od osoby, której dane dotyczą, jeśli takie otrzymałeś;
- datę wyznaczenia inspektora, jeśli już go wyznaczyłeś, bo od niej liczy się 14 dni na zawiadomienie Prezesa UODO.
Wyślij to mailem albo zadzwoń, dane kontaktowe są na stronie kancelarii. Odpowiem, czego jeszcze potrzebuję i jak wygląda dalszy tryb pracy.
Prowadzę sprawy także dla klientów z okolicy: Tuchom, Chwaszczyno, Żukowo, Przodkowo, Bojano.