Sprawy z zakresu IOD zgłaszane z Choczewa i okolic
Do kancelarii zgłaszają się osoby i firmy z Choczewa oraz z gminy Choczewo w powiecie wejherowskim, które nie są pewne, czy muszą mieć inspektora ochrony danych. Najczęstsze sytuacje to:
- przedsiębiorca lub placówka przetwarza dane o zdrowiu i chce wiedzieć, czy to już „duża skala”;
- firma regularnie monitoruje osoby, na przykład w rozbudowanym systemie kamer;
- jednostka publiczna szuka kogoś, kto pełniłby funkcję IOD jako osoba z zewnątrz;
- administrator potrzebuje szkolenia pracowników z zasad RODO;
- ktoś dostał pismo od Prezesa UODO albo wniosek osoby, której dane dotyczą, i nie wie, jak odpowiedzieć.
W każdej z tych spraw zaczynam od ustalenia, jakie dane i w jakiej skali są przetwarzane. Dopiero potem mówię, czy obowiązek wyznaczenia inspektora w ogóle istnieje.
Kiedy w Choczewie trzeba wyznaczyć inspektora ochrony danych
Obowiązek wynika z art. 37 RODO. Inspektora muszą wyznaczyć:
- organy i podmioty publiczne;
- administratorzy, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę;
- administratorzy, których główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych.
Dotyczy to więc także podmiotów publicznych działających w gminie Choczewo. Jeśli przetwarzanie danych jest tylko dodatkiem do głównej działalności firmy, ten przepis może Cię nie obejmować, ale taką ocenę warto mieć na piśmie.
Zadania inspektora określa art. 39 RODO. Po wyznaczeniu IOD podmiot zawiadamia Prezesa UODO w terminie 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych).
Współpraca z kancelarią w Gdyni przy dystansie około 50 km
Siedziba kancelarii jest w Gdyni, ok. 50 km w linii prostej od Choczewa. Nie musisz jednak przyjeżdżać na każde spotkanie. Pierwszą rozmowę możemy odbyć telefonicznie lub przez wideo, a dokumenty przesłać mailem. Jeśli wolisz rozmowę osobiście, spotykamy się w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1.
W sprawach IOD większość pracy opiera się na dokumentach: analizuję dokumentację ochrony danych, umowy i procedury. Szkolenia dla pracowników mogę przeprowadzić zdalnie. Kontakt z Prezesem UODO i z osobami, których dane dotyczą, prowadzę pisemnie, więc dojazd nie jest do tego potrzebny.
Gdyby sprawa wymagała stawiennictwa na rozprawie lub posiedzeniu, chodzę na nie ja. Nie musisz za każdym razem pokonywać drogi z Choczewa.
Od czego zacząć i jak się skontaktować
Napisz mailem albo zadzwoń do kancelarii w Gdyni i krótko opisz, czym zajmuje się Twoja firma lub jednostka. Przygotuj, jeśli je masz:
- opis działalności i rodzajów przetwarzanych danych (czy są wśród nich dane o zdrowiu);
- informację o liczbie osób, których dane przetwarzasz, oraz o monitoringu, jeśli jest prowadzony;
- dotychczasową dokumentację ochrony danych, politykę i umowy powierzenia;
- pisma od Prezesa UODO lub wnioski osób, których dane dotyczą;
- dane osoby, którą wyznaczono dotąd do spraw ochrony danych, jeśli taka jest.
Na tej podstawie ocenię, czy wyznaczenie IOD jest obowiązkowe i co trzeba zrobić dalej. Pomagam także mieszkańcom pobliskich miejscowości: Kopalino, Lubiatowo, Gniewino, Sasino i Białogóra.