Kto zgłasza się w sprawie inspektora ochrony danych
Najczęściej słyszę pytanie, czy wyznaczenie inspektora jest w ogóle obowiązkowe. Z takim pytaniem przychodzą podmioty publiczne z gminy Międzyzdroje (gminy miejsko-wiejskiej w powiecie kamieńskim), a także przedsiębiorcy i placówki, które przetwarzają dane osobowe na większą skalę.
Typowe sytuacje:
- podmiot publiczny nie wie, kto ma pełnić funkcję IOD i czy może to być osoba z zewnątrz;
- firma prowadzi monitoring i zastanawia się, czy to już regularne i systematyczne monitorowanie osób;
- placówka przetwarza dane szczególnych kategorii i potrzebuje oceny obowiązku;
- administrator szuka szkolenia dla pracowników;
- osoba, której dane dotyczą, nie wie, gdzie skierować wniosek.
Pomagam także w kontakcie z Prezesem UODO.
Kiedy inspektor jest obowiązkowy i co z tego wynika
Obowiązek wyznaczenia inspektora wynika z art. 37 RODO. Dotyczy on organów i podmiotów publicznych oraz administratorów, których główna działalność polega na:
- regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo
- przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych.
Jeśli podmiot z Międzyzdrojów spełnia jedną z tych przesłanek, musi wyznaczyć inspektora. Samo to, że ktoś ma w firmie monitoring albo dane pracowników, nie rozstrzyga sprawy. Liczy się to, czym podmiot zajmuje się głównie i w jakiej skali.
Zadania inspektora określa art. 39 RODO. Po wyznaczeniu inspektora podmiot zawiadamia o tym Prezesa UODO w terminie 14 dni od wyznaczenia (art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych). Ten termin łatwo przeoczyć, dlatego warto go pilnować od początku.
Współpraca z Gdyni, gdy do Międzyzdrojów jest około 270 km
Kancelaria ma siedzibę w Gdyni przy ul. Koperkowej 1 lok. 1. W linii prostej to około 270 km od Międzyzdrojów, więc nie zakładam, że będzie Pan lub Pani regularnie do mnie jeździć.
Praca nad ochroną danych dobrze nadaje się do trybu zdalnego:
- rozmowa telefoniczna lub wideo na początek;
- dokumenty przesyłane mailem, bez wizyty w kancelarii;
- szkolenie pracowników online, jeśli tak jest wygodniej;
- spotkanie w Gdyni, gdy zależy Państwu na rozmowie na miejscu.
Jeśli sprawa trafi do Sądu Okręgowego w Szczecinie, czyli sądu wyższego szczebla dla tego regionu, na rozprawy chodzę ja. Nie musi Pan ani Pani pokonywać tej drogi tylko po to, żeby mnie reprezentować.
Od czego zacząć i jakie dokumenty przygotować
Na pierwszą rozmowę wystarczy krótki opis działalności i tego, jakie dane osobowe przetwarzacie. Jeśli to możliwe, przygotujcie Państwo:
- informację, czyje dane przetwarzacie i w jakiej skali;
- opis monitoringu, jeśli jest prowadzony;
- obowiązujące wewnętrzne dokumenty dotyczące ochrony danych;
- umowy z podmiotami, którym powierzacie dane;
- dotychczasową korespondencję z Prezesem UODO, jeśli była;
- dane osoby, która ma ewentualnie zostać inspektorem.
Skany wyślijcie Państwo mailem, a termin rozmowy ustalimy telefonicznie lub przez formularz na stronie. Dane kontaktowe są w stopce.
Prowadzę sprawy także dla klientów z miejscowości takich jak Świnoujście, Kamień Pomorski, Dziwnów, Pobierowo i Rewal.